80% sự thành công của dự án phụ thuộc vào “Truyền thông giữa các bên liên quan”

Ngày viết bài

August 20, 2021

Chuyên mục

Ngày 13 tháng 8 năm 2021, Giám đốc vận hành Capi Agency – Phạm My đã tham gia buổi webinar “Project Management – Quản lý dự án cơ bản” do Evotek thực hiện với vai trò là Diễn giả khách mời. Tại đây, chị đã chia sẻ những kinh nghiệm làm việc của mình và đặc biệt là vấn đề truyền thông giữa các bên liên quan khi thực hiện một dự án.

Trong các dự án hợp tác giữa Evotek và Capi, chị Phạm My đã ba lần đảm nhiệm vị trí quản lý dự án (Project Manager). Với kinh nghiệm làm việc và sự thấu hiểu đối tác, cũng như khách hàng. Phạm My là một nhân tố quan trọng góp phần không nhỏ vào thành công của những dự án đó.

Thấu hiểu khách hàng

Tháng 4 năm 2021, Capi Agency đã hợp tác với Evotek để thực hiện một dự án cho khách hàng A (do yếu tố bảo mật thông tin nên chúng tôi xin phép không công khai tên khách hàng). Đây là một khách hàng lớn, việc nhận được sự tín nhiệm từ phía khách hàng này đã giúp cho Capi Agency và Evotek củng cố giá trị thương hiệu và sự uy tín của mình.

Phía Capi Agency đặt nhiệm vụ thấu hiểu khách hàng lên hàng đầu. Sau thời gian khai thác và xử lý thông tin, chúng tôi hiểu được khánh ưu tiên và đánh giá cao những yếu tố nào và Capi có thể làm được gì để đáp ứng được những yêu cầu đó.

Quy trình làm việc rõ ràng

Ở giai đoạn đầu tiên, khi tiếp cận dự án khách hàng chỉ cung cấp những thông tin rất sơ khai vì yêu cầu bảo mật thông tin của họ. Phía Capi Agency  phải rất nhanh chóng lên kế hoạch thực hiện trong 1 tháng trong đó bao gồm kế hoạch sử dụng nhân sự và nhiệm vụ, yêu cầu cho từng thành viên trong đội ngũ. Tại sao ở đây, chúng tôi phải lên kế hoạch phản ứng nhanh chóng. Thứ nhất, thể hiện thiện chí làm việc và sự chuyên nghiệp của Capi Agency. Thứ hai, việc lên một kế hoạch làm việc cụ thể, giúp cho cả hai bên nắm bắt được tình hình và tiến trình thực hiện dự án. Quan trọng nhất là củng cố niềm tin cho khách hàng về năng lực và thái độ làm việc của đội ngũ.

Luồng thông tin chính xác, nhanh chóng

Cũng trong thời gian đó, chị Phạm My cùng các trợ lý của mình đã liên tục có những buổi gặp mặt, những cuộc họp để thảo luận với khách hàng về những khó khăn mà họ đang gặp phải. Một số vấn đề đã đưa ra như: khách hàng đã từng hợp tác với nhiều bên, đặc biệt là các đối tác Trung Quốc và họ đã có quy trình làm việc nhất định. Tuy nhiên, công nghệ và cách làm việc của Capi lại có những khác biệt nhất định. Chúng tôi đã thuyết phục và chỉ ra cho khách hàng thấy được những giá trị mà Capi Agency có thể mang đến và quan trọng là lợi ích mà họ sẽ nhận được khi làm việc với chúng tôi.

Phía khách hàng, họ giao tiếp và trao đổi thông tin theo từng cấp độ, do đó yêu cầu đề ra là luồng thông tin phải được cập nhật liên tục. Do đó, giai đoạn hai bên bắt đầu làm quen với nhau phải rút ngắn nhất có thể, Capi Agency nỗ lực thấu hiểu được khách hàng của mình, đặc biệt là quy trình làm việc của họ. Là một Quản lý dự án, chị My chia sẻ, nhiệm vụ quan trọng nhất là chị phải hiểu được thông tin mà khách hàng trao đổi, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, cách đánh giá và truyền đạt lại chính xác cho team về những thông tin đó.

Kế hoạch truyền thông

Để đáp ứng được yêu cầu khắt khe về truyền thông của khách hàng. Capi Agency đã lên một kế hoạch truyền thông cụ thể. Về truyền thông trực tiếp, chúng tôi lựa chọn công cụ mà Microsoft teams và trao đổi thường xuyên qua kênh này (theo hình thực daily meeting). Mỗi đầu và cuối tuần sẽ có cuộc họp trực tiếp giữa đội ngũ của Capi Agency với phía khách hàng. Trong cuộc họp đó chúng tôi trao đổi và cập nhật những thông tin về: tình tình và tiến độ công việc hiện tại, kế hoạch làm việc cho tuần tiếp theo và những yêu cầu cần khách hàng hỗ trợ.

Thể hiện thiện chí xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược

Chị Phạm My cũng đã chia sẻ rằng: “Mục tiêu Capi Agency hướng tới là trở thành đồng minh của khách hàng, chúng tôi nỗ lực củng cố mối quan hệ lâu dài và thể hiện thiện chí trở thành đối tác chiến lược với họ. Đặc biệt đối với một khách hàng lớn như dự án lần này, họ là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực xe

điện và ô tô tại Việt Nam, do đó đội ngũ của Capi cần nhiều thời gian hơn để học hỏi, trau dồi và thấu hiểu khách hàng. Do đó việc biến khách hàng trở thành đồng minh sẽ giúp cho dự án đi được đúng hướng và mối quan hệ giữa hai sẽ lâu dài, bền chặt.”

Tháng 8 năm 2021, dự án được hoàn thành. Phía Capi Agency đã nhận được nhiều phản hồi, đánh giá tích cực từ phía khách hàng. Đặc biệt là khả năng phản ứng nhanh của đội ngũ và việc làm truyền thông rất chuyên nghiệp của Capi.

Qua đó có thể thấy được vấn đề truyền thông trong một dự án là vấn đề tối quan trọng, góp phần không nhỏ vào thành công của mỗi dự án. Việc thông tin được truyền đi nhanh chóng, chính xác sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra trôi chảy, và giảm rủi ro xuống mức thấp nhất có thể.

Lời cảm ơn

Cuối buổi chia sẻ, chị Phạm My đã gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến đối tác Evotek đã tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong nhiều dự án. Trong đó có những dự án tối quan trọng, mang tầm cỡ quốc tế. Capi Agency trân trọng và đánh giá cao sự đồng hành và hỗ trợ từ phía Evotek.